手帳オタクの「手帳術」

手帳大好きな男の日常、非日常のひとりごと。

仕事を効率よく進める3つのツール。

1準備
(1)仕事を効率良く進めるには、
その仕事の目的や目標が明確になっている事が必要です。

この仕事は、何のためにやっているのかという目的と、
どこまでやればいいのかという目標を明確にすることです。

(2)優先順位を決める
抱えている仕事をすべて書き出してみると、
優先順位もつけやすくなります。

「書き出す」、たったこれだけのことですが、その効果にはびっくりでした。
優先順位は、仕事の重要度、期日が近いものからつけています。

 

(3)書き出して優先順位をつけたら、実行あるのみです。
計画を実行していく場合には、完璧を求めるのではなく、
まず終わることを目標にすべきです。
早めに終わることで、手直しなどがあっても、
期日内に改善、変更など対策を取ることができます。

昨日のクローズアップ現代東芝の挑戦が取り上げられていました。
これまでの東芝は、商品に完ぺきを求める余り、
発売まで時間がかかり、結局顧客ニーズに応えられず競争に負ける。
東芝の凋落の一因として見られていました。


2 3つのツール
(1)A5クリアファイル
A5クリアファイルは縦長の底の部分をカットして、
ノートのように開けるようにします。
これでポストイットの一覧性と外れが防止できます。
実際の使い方はこの図のとおりです。
A5無地ノート手帳と組み合わせて使うようにしています。
十字リフィルにそのまま貼り付けても良かったのですが、
たまたま入った文具店でこのファイルを見つけて衝動買しました。
使ってみて、いい買い物をしたと思っています。

(2)75x25mm  ポストイット
◇結果に至るステップを思いつくままリストアップしていきます。
この作業をしっかりとやれば、その後の進捗はとても楽になります。
ポストイットにランダムに書き出していきます。

◇リストを並べ替える
ポストイットに書き出したステップを並べ替えていきます。
並べ替える目的はステップの優先順位を決定し動線を良くするためです。
他のスケジュールと比べながら重要度、緊急度、必要時間に応じて、
ステップを並べ替え、手段を決定していきます。

(3)手帳を活かす
手帳は最も効率のいい業務管理システムです。
自分流にカスタマイズして、この一冊で仕事が完結するようにすることができれば、仕事の効率は格段にアップします。

3その他
(1)時間を区切って集中する。
つねに15分ずつ、タイマーを設定して仕事をしています。
その15分の間は電話、メール、相談を一切受け付けません。
途中で電話等が入った場合でも、
部下は終わる時間がわかるので対応ができます。

(2)こだわりすぎない
「こだわりすぎ」は仕事の効率を落とします。
先述した「完璧主義者」です。
完璧な結果を出すことだけにこだわっていると、
その仕事を終えるのが、どんどん先延ばしになっていきます。
私の先送り癖のもっとも大きな理由が、この完璧主義でした。
期日ギリギリに完了し、お客さんをヤキモキさせて、
仕事が遅い、と言われたことがあります。

最初はニーズを満たすくらいで、
その仕事を終わらせてしまうという妥協が必要です。
「完璧な仕事」はありえません。
そう信じて、許せる範囲を探すのです。

その許せる範囲とは、「お客さんのニーズ」です。
ニーズを満たすことができれば、感動はないかも知れませんが、
お客さんは納得します。

◇仕事の効率良くするには
(1)得意な仕事から始める
デスクに座って、不得手な仕事から始めるのと、得意な仕事を終わらせてゾーンに入ったあとに不得手な仕事に取りかかるのとでは、気持ちのノリが違います。

 

手帳をA5無地ノートにしてみたら、仕事がうまくいくようになった